Rotinas Financeiras: o que são e como estruturar?

Cuidar do dinheiro da sua empresa vai muito além de pagar contas, recolher impostos ou emitir boletos. Para crescer com segurança, é preciso ter organização e saber exatamente as entradas e saídas do caixa. Neste contexto, as rotinas financeiras são fundamentais. 

Isto é, mais do que tarefas burocráticas, elas organizam o dia a dia do setor e permitem uma visão clara de como o negócio está, sendo também fator para tomada de decisões, como investimentos, expansão e cortes de custos. Mas afinal, como estruturar as rotinas financeiras? O artigo da Qive aborda isso e muito mais! Acompanhe a seguir. 

O que são rotinas financeiras?

As rotinas financeiras são as atividades cotidianas executadas em uma organização para controlar, organizar e gerir as finanças. Essas tarefas normalmente ficam sob responsabilidade do setor financeiro, mas afetam toda a companhia. Por isso, precisam ser bem organizadas e planejadas.

A título de exemplo, antes de comprar um novo maquinário ou abrir uma nova unidade, uma cafeteria precisa saber se há recursos financeiros disponíveis. Isso só é possível se as rotinas financeiras estiverem em pleno funcionamento. Elas ajudarão a evitar erros, reduzir riscos e tomar decisões mais certeiras.

Principais rotinas financeiras de uma empresa

A rotina financeira inclui uma série de afazeres. As principais delas não são meramente operacionais: elas formam a base das boas práticas de governança financeira.

Essas rotinas visam garantir um controle adequado dos recursos. Entre as mais comuns, estão:

• Monitoramento de contas a pagar e a receber
• Manutenção do fluxo de caixa
• Conciliação bancária

Cada uma dessas atribuições tem um papel significativo para o bom funcionamento do financeiro, pois deve envolver um alinhamento rigoroso entre o financeiro e outros departamentos. É necessário que todas as transações sejam executadas dentro dos prazos estipulados, otimizando o capital de giro.

Planejamento financeiro e orçamentário

Planejar é essencial, pois ajudará a organizar com antecedência e decidir quanto e onde investir. Já o controle orçamentário acompanha esses gastos e ajuda a perceber se algo está saindo do previsto e ajustar o necessário. 

Esse planejamento também envolve o cuidado com os bens da organização (chamados de ativos) e suas obrigações (chamados de passivos). Quando essa gestão é bem feita, hã mais segurança e equilíbrio para crescer.

Conciliação bancária

Conferir os dados do sistema com o extrato do banco e boletos é o que chamamos de conciliação bancária. O ideal é adotar essa rotina diariamente, especialmente se o fluxo de caixa é grande. Caso não seja possível por falta de pessoal, considere a conciliação semanal para evitar as famosas bolas de neve. 

Com essa conferência, identificamos erros, taxas pagas indevidamente ou lançamentos não reconhecidos. Isso evita surpresas, fraudes e ajuda a manter os números sempre corretos. 

Gestão de contas a pagar e receber

Essa rotina é simples de entender, porém, é necessária realizá-la. Seu CNPJ precisa realizar pagamentos dentro do prazo e cobrar de clientes e parceiros, para receber sem atrasos.

Esse controle só pode ser feito com uma boa gestão, mantendo o fluxo de caixa equilibrado e evitando dívidas desnecessárias do dia a dia — a famosa conta fiada ou pendurada.

Controle de fluxo de caixa

O fluxo de caixa mostra todas as entradas e saídas. Assim, a gestão desse fluxo identificará se há dinheiro suficiente para pagar as contas no final do ciclo. Quando bem feito, podemos prever obstáculos, planejar compras, pagar fornecedores em dia e até decidir quando investir em melhorias.

Gestão de impostos

Toda CNPJ deve pagar tributos como impostos, taxas e contribuições. É preciso saber o que pagar, quando pagar e como pagar. Gerir essa área vai evitar multas e problemas com o fisco, além de encontrar formas legais de diminuir a carga de impostos, por meio de regimes tributários mais adequados ou incentivos fiscais.

Gestão fiscal e tributária

Além de pagar impostos, ela envolve também o controle das obrigações legais junto aos órgãos públicos municipais, estaduais ou federais. Uma boa gestão saberá: 

• escolher o regime tributário adequado
• emitir e armazenar NFes e NFSes corretamente
• calcular tributos com precisão
• entregar declarações 
• organizar e guardar documentos para auditorias e possíveis fiscalizações

Uma rotina envolvendo a gestão fiscal evita problemas como multas, juros, autuações ou até o bloqueio de atividades. E tem mais: ela permite enxergar oportunidades e evita o pagamento de impostos indevidos.

Gestão de riscos

Outro fator importante nas rotinas financeiras é a gestão de riscos. Através dela, podemos identificar os impactos à saúde financeira e avaliar as possibilidades do mercado. Assim, é mais prático mitigar esses riscos. 

Gerir riscos inclui análises de liquidez e operacionais, mercado, crédito para: 

• se proteger contra perdas
• auxiliar na manutenção da estabilidade financeira
• garantir continuidade nas operações mesmo diante de imprevistos.

Relatórios

Desenvolver relatórios, principalmente financeiros, é uma forma de recolher os principais dados sobre a saúde da companhia. Ou seja, esses documentos mostram o volume de gastos, recebimentos, dívidas e lucros. Dessa forma, é mais fácil tomar decisões seguras e planejar os próximos passos.

Acompanhamento de KPIs

Definir os indicadores de desempenho do seu negócio é uma das maneiras de avaliar o sucesso do financeiro. Uma rotina financeira bem feita acompanhará os principais indicadores para adicioná-los nos relatórios falados anteriormente, além de ajudar no planejamento e mudanças de rotas. Considere alguns dos principais indicadores a seguir: 

• Margem de lucro 
• Rentabilidade
• EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization, ou lucros antes de juros, impostos, depreciação e amortização)
• ROI (Retorno sobre o investimento)
• Índice de liquidez 
• Índice de endividamento.

Importância de estabelecer rotinas financeiras em uma empresa

Essas rotinas são importantes para criar uma cultura organizacional baseada em disciplina, transparência e responsabilidade. Elas estabelecem padrões claros para a gestão dos recursos, permitem detectar riscos com antecedência e garantem a conformidade com obrigações legais e fiscais. Além disso, fornecem as bases necessárias para um planejamento estratégico robusto e sustentável.

Empresas com rotinas bem estruturadas têm maior previsibilidade nos resultados, reduzem a chance de erros e se destacam pela eficiência na gestão de seus recursos.

Como estruturar rotinas do setor financeiro?

Para ter uma rotina, é preciso ter estrutura, certo? Portanto, o primeiro passo é mapear todos os processos necessários no dia a dia: contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, conciliação bancária, apuração de impostos, entre outros.

Em seguida, documente essas mudanças, além de definir responsáveis e estabelecer prazos para cada atividade. Após essa fase, considere automatizar tarefas repetitivas com o uso de ferramentas, como ERPs. Esses softwares ajudam também na integração com sistemas de outras áreas para centralizar os dados relevantes em todos os departamentos envolvidos. 

Por fim, a capacitação da equipe também é um passo para estruturar rotinas no financeiro. Ela contribuirá para evolução contínua, junto com as necessidades da instituição.

Assim, temos o passo a passo: 

1. Mapeie as rotinas necessárias
2. Documente os planos e mudanças 
3. Defina responsáveis
4. Estabeleça prazos 
5. Automatize o trabalho maçante 
6. Treine os colaboradores da área

Lembre-se: rotinas financeiras bem definidas são consideradas um diferencial competitivo, independentemente do porte. Uma vez padronizados e bem executados, as decisões tomadas serão mais embasadas para auxiliar no constante crescimento.

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